事務改善報告・提案制度について

1　概要

和歌山市では、職域や職員から、事務改善についての報告・提案を募集し、全庁的な共有化を図ることで、行政運営の効率化につなげています。

2　事務改善の内容

1. 市民サービスの向上に資すること。
2. 事務能率の向上に資すること。
3. 執務環境の改善に資すること。
4. 経費の節減又は収入の増加に資すること。

3　令和5年度の提出状況

	件数
職域	5件
職員	61件
計	66件

4　令和4年度の主な事務改善報告

提出者	事務改善報告・提案の要旨
職員	市民の家庭に訪問した際、留守であった場合は電話連絡依頼の旨が記載された不在票を投函している。しかし、不在であった市民が不在票に気づいた時点で電話をしてくださった場合、訪問者が同様に別の市民の家庭へ訪問している最中で対応できないケースが多く、帰庁してからの折り返し連絡となるため、市民にとっても職員にとっても非効率であった。そこで、不在票のレイアウトを、翌日以降に電話連絡いただく旨が視覚的に伝わりやすいように変更した。その結果、担当者不在による折り返し連絡が、15%から11％へ減少し、市民サービスの向上や事務の効率化につながった。
職員	市民に申請をしていただく事務において、申請書類の記載方法についての問合せの電話あった場合、伝わりやすく説明することに苦慮していた。そこで、HPに申請書及びそれに対応した複数のパターンの記載例を掲載した。その結果、HPの同じ記載例を見ながら説明することができ、市民の負担減少及び、事務の効率化につながった。